Sortierte Unterlagen - sortiertes Leben?

Aktualisiert: 24. Jan 2019


Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb.
Kurt Tucholsky

Vorsicht, jetzt wird es bizarr: Ich liebe meine Ablage! Klingt das komisch in deinen Ohren? Ja? Ok, vielleicht bin ich in diesem Punkt etwas seltsam, zugegebenermaßen sehr seltsam sogar. Aber das versteht wahrscheinlich nur jemand, der selbst gerne sortiert, es schön findet, wenn Dinge abgeheftet und ordentlich an ihrem Platz liegen, so dass man sich keine Gedanken hierzu machen muss.


Das war nicht immer so. Früher hatte ich oft tage- oder wochenlang eingehende Post in einem eigens dafür vorgesehenen Ablagefach angehäuft, wollte "bei Gelegenheit" alles zusammen abheften, damit es sich lohnt. Aber je größer der Berg wurde, desto weniger Lust verspürte ich, diesen Berg anzusehen, anzugehen und abzuarbeiten. Irgendwann kam dann die Bearbeitung der fälligen Steuererklärung und schließlich musste ich mich mit diesem mittlerweile schon als Mittelgebirge angewachsenem Gebilde auseinandersetzen.


Was war hier nicht alles zu finden? Kontoauszüge (zum Teil noch in Umschlägen und ungeöffnet), Anschreiben von Versicherungen, die mich auf eine Beitragserhöhung hinwiesen, Renteninformationen, Werbung, Postkarten und Briefe (ja, so etwas gibt es noch und ich verschicke sie sogar selbst sehr gerne), Notizzettel, To Do-Listen von längst abgearbeiteten Projekten, selbst gemalte Bilder meines Sohnes, ausgedruckte (und noch nicht nachgekochte) Rezepte ... Unendlich viel Zeugs, das durchgesehen werden musste. Was soll ich sagen! Die vorher vermeintlich eingesparte Zeit, in der ich alles nur in die Ablage gelegt habe, war hier schließlich doppelt und dreifach nötig. Also von wegen Zeit gespart! Eine Grundordnung musste her. Ich nahm mir vor, gerade für die Erstellung der Lohnstuererklärung (die nicht unbedingt zu meinen Lieblingsbeschäftigungen zählt) in Zukunft alle Unterlagen beisammen an einem Ort zu sammeln. Aber warum nur diese? Warum nicht gleich einen Rundumschlag durch alle Ordner machen und ein für allemal Ordnung schaffen?


Einmal muss man also tatsächlich in den sauren Apfel beißen, dafür hat man danach seine Ruhe. Ich habe also pro Thema einen Ordner angelegt. In meinem Fall waren das:

  • Haus

  • Versicherungen

  • Bank

  • Kind

  • Persönlich

  • Arbeit

Anschließend wurden alle vorhandenen, schon abgehefteten Unterlagen aus den Ordnern genommen und anhand dieser großen Kategorien aufgeteilt. Erst einmal nur grob und auf Häufchen, dazu kamen dann die Unterlagen aus dem Ablagefach. Hier bin ich einfach Blatt für Blatt vorgegangen.


Kontoauszüge hebe ich grundsätzlich nicht mehr auf, ich mache seit Jahren Online-Banking und überprüfe regelmäßig alle Bewegungen auf dem Konto. D.h. mir entgeht keine Unregelmäßigkeit - längst gekündigte Mitgliedschaften bei Vereinen, gekündigte Versicherungen, Doppelbuchungen usw. entgehen meinem gewieften Auge nicht. Hierfür ist es natürlich von großem Vorteil, dass ich alle Beträge für Versicherungen, Strom, Wasser, Verträge usw. im Kopf habe. Da die Banken ja wiederum verpflichtet sind, alles noch jahrelang nachzuweisen, ist es für mich persönlich nicht nötig, diese aufzuheben. Natürlich ist es für die Steuererklärung oft verpflichtend, einen Nachweis in Form eines Kontoauszuges vorzulegen, aber der wird dann eben bei Bedarf ausgedruckt. Somit wurden alle Kontoauszüge bei der Bank abbestellt, was wiederum sogar noch Geld spart (neben Ressourcen und Platz in meinen übersichtlichen Ordnern).

Deckblätter für Verträge habe ich entsorgt, genauso wie alte Versicherungsverträge, letztendlich gilt ja immer nur der aktuellste. Hier ist es aber immens wichtig, wenn ein neuer ins Haus flattert, diesen gleich zu überprüfen, ob sich nicht ein Fehler eingeschlichen hat. Wenn nicht, kann das alte Dokument weg, so dass ich in der Regel immer nur den neuesten und gültigen Vertrag aufhebe. Hier ist wiederum auch die Versicherung in der Aufbewahrungspflicht.


FALLS ich doch einmal einen Nachweis eines alten Dokuments benötigen sollte, schicke ich der Versicherung / Bank / Verein etc. eben eine Mail oder rufe an, damit ich eine Kopie erhalte. Aber das kam noch nie vor! Also für alle, die jetzt innerlich schreien und sagen: "Aber was, wenn ich das doch einmal brauchen sollte, was dann? Dann habe ich es weggeschmissen und muss es mühsam wieder beschaffen!"

Tja, eins sei gewiss: dann wird die Welt sicher nicht untergehen, denn das meiste ist in der Regel wieder beschaffbar.


Nach der groben Aufteilung auf die "big six" (Ordner) habe ich mir nun jeden einzelnen Ordner vorgeknöpft.

Der Ordner Versicherung wurde somit unterteilt in die einzelnen Bereiche, zu finden sind hier z.B. Haftpflichtversicherung, Kranken-/Pflegeversicherung usw.

Beispiele für Haus sind: Strom, Wasser, Telefon, sonst. Nebenkosten usw.

Der persönliche Ordner beinhaltet (wie schon der Name persönlich ausdrückt) eben persönliche, sonst nicht zuzuordnende Unterlagen, so z.B. Handyvertrag, Urkunden, amtliche Dokumente, Steuerunterlagen, Abos usw. Bank, Kind und Arbeit sind ebenfalls selbsterklärend, oder?


So verschwanden nach und nach alle einzelnen Dokumente in die von mir bestimmten und schön beschrifteten Register. Auf den Ordnerrücken kam zum Abschluss noch eine schöne Beschriftung (Haus: Strom, Wasser, Telefon...), so dass ich von außen gleich sehen kann, was drin ist. Das erspart wirklich jedes unnötige Suchen.

Mein insgeheimes Ziel war es, meinen Sohn in unser Büro zu schicken und ihn ein Dokument holen zu lassen (ok, das habe ich noch nicht gemacht, da ich selbst gerne meine Ordner aufschlage und das Benötigte heraushole, aber ich wüsste, dass er es nun auf Grund der Ordnung finden würde!). Was für ein Gefühl ;)

Sonstige Unterlagen meiner Ablage wurden ebenfalls abgeheftet/verteilt/vernichtet. Bilder meines Sohnes wanderten zum Beispiel in die Kiste Kunstwerke. Rezepte kamen in den Rezepteordner in der Küche (bzw. in den Mülleimer, weil ich sie ohnehin nie nachkochen werde). Alte To Do-Listen wurden weggeschmissen oder übertragen. Somit verschwand jedes einzelne Blatt aus der Ablage, alles hat nun seinen Platz oder leistet dem Mülleimer Gesellschaft. Der war übrigens ein großer Freund bei dieser Aufräumaktion!


Natürlich kostet das einmal wirklich Zeit und Mühe, aber wirklich nur einmal. Wenn einmal eine Grundordnung vorhanden ist, ist es ein Leichtes, diese beizubehalten, weil es einfach einfach ist.


Wie behalte ich die Ordnung nun bei?

Eine meiner Routinen (dazu wird es auf jeden Fall bald einen Blogartikel geben) ist das regelmäßige Abheften von gesammelten Unterlagen - das steht jeden Freitag auf dem Programm. Da ich es wirklich JEDEN Freitag mache, ist das Häufchen nie groß. Oft hefte ich es sogar gleich nach dem Posteingang schon ab - bevor ich es erst in die Ablage lege. Somit ist es quasi ein Selbstläufer, der pro Woche keine 5 Minuten braucht. Vom Suchen und Finden ganz zu schweigen, ich genieße es sehr, bei Bedarf schnell das Richtige zu finden.


Wie handhabst du das? Bist du ähnlich strukturiert und ordnungsliebend? Welche Routinen hierzu pflegst du?


Lass' es mich gerne in den Kommentaren wissen!